Datenschutz & Cookies

Datenschutz

Präambel

 Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit sie zur Anbahnung, Begründung, Durchführung (inklusive inhaltlicher Ausgestaltung und Änderung) oder Beendigung eines Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und der xpertnova GmbH notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Weiterhin erfolgt die Verarbeitung, wenn Sie in diese eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), ein berechtigtes Interesse vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder andere rechtliche Verpflichtungen oder gesetzliche Vorgaben dies zulassen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren Daten entnehmen Sie bitte dieser Datenschutzerklärung.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

xpertnova GmbH
Große Bleichen 21
20354 Hamburg
Deutschland
E-Mail: service@xpertnova.de

Geltungsbereich

 
Diese Datenschutzerklärung gilt für Kunden, Interessenten, Lieferanten sowie Vertriebs- und Kooperationspartner der xpertnova GmbH sowie für Besucher unserer digitalen Angebote. Sie gilt insbesondere für xpertnova.de und – soweit dort auf diese Datenschutzerklärung verwiesen wird – für Kampagnen- und Landingpages der xpertnova GmbH, insbesondere xpertpedia.de.

 

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und, soweit einschlägig, dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

 

Datenschutzbeauftragter


xpertnova GmbH
Datenschutzbeauftragte: Anastasiia Polotniuk
Große Bleichen 21
20354 Hamburg
E-Mail: datenschutz@xpertnova.de

 

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit an die oben genannte Adresse wenden.

Daten und Datenquellen

 
Quellen
 
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen einer Geschäftsbeziehung, einer Anfrage oder einer sonstigen Kontaktaufnahme direkt von Ihnen erhalten.
 
Darüber hinaus können wir personenbezogene beziehungsweise geschäftliche Kontaktdaten aus zulässigen externen Quellen erhalten. Dazu gehören insbesondere öffentlich zugängliche Quellen wie Unternehmenswebsites, öffentliche Register, Presse, Medien und berufliche Netzwerke sowie spezialisierte B2B-Datenanbieter.
 
Für die Recherche und Ergänzung geschäftlicher Kontaktdaten nutzen wir unter anderem Apollo.io. Hierüber können insbesondere Name, Unternehmen, berufliche Position, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Standort und weitere berufliche Profilinformationen bereitgestellt werden.
 
Soweit personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben wurden, beachten wir die Informationspflichten gemäß Art. 14 DSGVO.

 
Kategorien personenbezogener Daten
 
Je nach Geschäftsbeziehung und Verarbeitungszweck können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
 

  • Adress- und Kontaktdaten: Name, Adresse, Telefon, E-Mail
  • Berufliche Daten: Unternehmen, Position, Funktion, berufliche Zuständigkeit und Unternehmenszugehörigkeit
  • Personenstammdaten: beispielsweise Geburtsdatum/-ort, Geschlecht oder Staatsangehörigkeit, soweit für den jeweiligen Geschäftsprozess erforderlich
  • Legitimationsdaten: beispielsweise Ausweisdaten, soweit erforderlich
  • Vertragsdaten: Auftragsdaten, Leistungs-, Angebots- und Zahlungsinformationen
  • Bonitäts- und Unternehmensdaten, soweit diese im Rahmen einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind

    •  

  • Kommunikationsdaten: Inhalt, Anlass und Zeitpunkt geschäftlicher Kommunikation sowie verwendeter Kommunikationskanal
  • CRM- und Kampagnendaten: Kampagnenzuordnung, Kontaktstatus, Antworten, Anfragen und weitere für die Vertriebsorganisation erforderliche Statusinformationen
  • Technische Daten beim Besuch unserer Websites, soweit diese für den Betrieb, die Sicherheit oder nach entsprechender Einwilligung für Analysezwecke erforderlich sind

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
 
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung von Verträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen, die Bearbeitung von Anfragen, die Erstellung von Angeboten sowie die Kommunikation im Zusammenhang mit bestehenden oder geplanten Geschäftsbeziehungen.
 

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
 
Soweit Sie uns eine Einwilligung für eine bestimmte Verarbeitung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten für die darin genannten Zwecke. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
 

Gesetzliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
 
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, beispielsweise handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder gesetzlicher Auskunfts- und Nachweispflichten.

 
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
 
Personenbezogene Daten können verarbeitet werden, wenn dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen.
 
Zu unseren berechtigten Interessen gehören insbesondere die sichere und wirtschaftliche Durchführung unserer Geschäftstätigkeit, die IT- und Informationssicherheit, die Abwehr von Missbrauch und Betrug, die Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche, die Pflege geschäftlicher Kontakte, die interne Vertriebsorganisation sowie – soweit gesetzlich zulässig – die Ansprache potenzieller Geschäftskunden.
 

B2B-Direktmarketing und Vertriebsansprache
 
Wir können berufliche Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in Unternehmen verarbeiten, um potenziell relevante Dienstleistungen, Lösungen und fachliche Themen vorzustellen und geschäftliche Beziehungen anzubahnen.
 
Dabei können insbesondere Name, Unternehmen, Position, geschäftliche Kontaktdaten, berufliche Zuständigkeit, Datenquelle und Kampagnenzuordnung verarbeitet werden.
 
Die datenschutzrechtliche Verarbeitung kann, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. Die Zulässigkeit einer konkreten Werbeansprache richtet sich zusätzlich nach den jeweils einschlägigen wettbewerbs- und kommunikationsrechtlichen Vorschriften.
 
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Nach einem entsprechenden Widerspruch werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Eingesetzte Systeme und Dienstleister

Apollo.io
 
Zur Recherche und Ergänzung von B2B-Geschäftskontakten können wir Apollo.io, einen Dienst der ZenLeads, Inc. d/b/a Apollo.io, einsetzen. Über diesen Dienst können insbesondere berufliche und geschäftliche Kontaktdaten recherchiert oder ergänzt werden. Die weitere Verwendung dieser Daten durch xpertnova erfolgt unter eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung und nur für die jeweils festgelegten Geschäftszwecke.

 
Lemlist
 
Für die Organisation und technische Durchführung von B2B-Outreach-Kampagnen setzen wir lemlist, einen Dienst der LEMPIRE SAS, Frankreich, ein. Dabei können insbesondere geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmensinformationen, Kampagnenzuordnungen, Versand- und Zustellinformationen, Antworten sowie für die Kampagnendurchführung erforderliche Statusinformationen verarbeitet werden.
 
Bei Kampagnen, bei denen das native Öffnungs- und Klicktracking deaktiviert wurde, verwendet xpertnova diese Funktionen von lemlist nicht zur Bewertung des Verhaltens von Empfängern.
 

Salesforce
 
Für die Verwaltung von Kunden, Interessenten, Geschäftskontakten, Geschäftschancen und Vertriebsaktivitäten nutzen wir Salesforce. Hier können insbesondere Kontakt- und Unternehmensdaten, Kommunikationshistorien, Kampagnenzuordnungen, Anfragen, Aufgaben, Vertriebsstatus und Geschäftschancen verarbeitet werden.
 
Soweit Kampagnenanalyse eingesetzt wird, können in Salesforce außerdem zusammengefasste Kampagneninformationen gespeichert werden, beispielsweise ob für einen bestimmten Kampagnenschritt ein verifizierter Landingpage-Aufruf registriert wurde.

 
n8n
 
Zur technischen Automatisierung unserer Website-, CRM-, Kampagnen- und Vertriebsprozesse setzen wir die Software n8n ein. n8n wird von uns auf einer privaten Serverumgebung betrieben und nicht als n8n-Cloud-Dienst genutzt.
 
Über n8n können insbesondere CRM-Identifikatoren, Geschäftskontaktdaten, Kampagnenzuordnungen, Formularinformationen, technische Kampagnenereignisse sowie Statusinformationen zwischen unseren eingesetzten Systemen verarbeitet und übertragen werden.

 
Microsoft 365
 
Für geschäftliche Kommunikation und interne Zusammenarbeit verwenden wir Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online. Hierbei können insbesondere Absender- und Empfängerdaten, E-Mail-Inhalte, Anhänge, Kommunikationszeitpunkte sowie technische Metadaten verarbeitet werden.

Datenübermittlung in Drittländer

 

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU (sogenannte Drittstaaten) erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben. In diesen Fällen gewährleisten wir ein angemessenes Datenschutzniveau, etwa durch EU-Standardvertragsklauseln.

Kampagnenlinks und verifizierte Landingpage-Aufrufe

 
Links aus ausgewählten B2B-Kampagnen können ein zufällig erzeugtes beziehungsweise pseudonymes Kampagnenkennzeichen enthalten. Dieses Kennzeichen enthält selbst keine unmittelbar lesbaren Informationen wie Name oder E-Mail-Adresse, kann innerhalb unserer Systeme jedoch einem bestehenden Geschäftskontakt, einer Kampagne und einem bestimmten Kampagnenschritt zugeordnet werden.
 
Mit Ihrer Einwilligung können wir auf ausgewählten Kampagnen-Landingpages technische Verfahren einsetzen, um automatisierte Zugriffe, beispielsweise durch E-Mail-Sicherheits- oder Linkscanner, von verifizierten Browseraufrufen zu unterscheiden.
 
Nach erfolgreicher technischer Verifikation können insbesondere das pseudonyme Kampagnenkennzeichen, die Kampagnenzuordnung, der Kampagnenschritt, Zeitpunkt und Art des Ereignisses sowie das Ergebnis der technischen Verifikation gespeichert werden.
 
Ein solcher Vorgang wird intern als „Verified Landing Page Visit“ beziehungsweise verifizierter Landingpage-Aufruf bezeichnet. Ein verifizierter Landingpage-Aufruf bedeutet nicht automatisch, dass eine bestimmte natürliche Person die Seite persönlich aufgerufen hat oder dass ein Kauf- beziehungsweise Abschlussinteresse besteht.

 
Cloudflare Turnstile
 
Zur technischen Unterscheidung automatisierter Zugriffe von regulären Browseraufrufen kann auf ausgewählten Kampagnen-Landingpages Cloudflare Turnstile eingesetzt werden. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, California 94107, USA.
 
Cloudflare Turnstile verarbeitet zur Erkennung automatisierter Zugriffe technische Signale. Hierzu können unter anderem IP-Adresse, User-Agent, TLS-bezogene technische Merkmale, Site-Key sowie Informationen über den Ursprung einer Anfrage gehören.
 
xpertnova speichert für die beschriebene Kampagnenanalyse keine vollständigen IP-Adressen, Browser-Fingerprints, Mausbewegungen, Bildschirmauflösungen oder vergleichbare detaillierte technische oder verhaltensbezogene Rohdaten in Salesforce oder unseren Marketing-Systemen.
 
In unseren eigenen Systemen speichern wir für diesen Zweck grundsätzlich nur das Ergebnis der technischen Verifikation sowie die dafür erforderliche pseudonyme Kampagnenzuordnung, den betreffenden Kampagnenschritt, den Ereignistyp und den Zeitpunkt.
 
Soweit der Einsatz von Cloudflare Turnstile oder der Kampagnenanalyse eine Einwilligung erfordert, wird die entsprechende Technologie erst nach Ihrer Auswahl im Consent- beziehungsweise Cookie-Dialog aktiviert. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Empfänger der Daten

 
Innerhalb der xpertnova GmbH erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
 
Darüber hinaus können von uns eingesetzte Dienstleister personenbezogene Daten erhalten, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Hierzu können insbesondere Anbieter aus den Bereichen Hosting, IT-Infrastruktur, CRM, Kommunikation, Vertriebsunterstützung, Marketing, Sicherheit und künstliche Intelligenz gehören.
 
Soweit solche Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlich erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.
 
xpertnova verkauft personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten oder Geschäftskontakten nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nicht zu eigenständigen Werbezwecken unbeteiligter Dritter. Eine Übermittlung an Behörden oder sonstige Stellen erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder eine andere rechtliche Grundlage besteht.

Datenübermittlung in Drittländer

 
Einzelne von uns eingesetzte Anbieter oder deren Unterauftragnehmer können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
 
Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen. Hierzu können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission, das EU-U.S. Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder andere nach der DSGVO zulässige Garantien eingesetzt werden.

Speicherdauer

 
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
 
Vertrags-, Rechnungs- und Geschäftsdaten werden entsprechend den einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
 
Kontakt- und CRM-Daten werden regelmäßig darauf überprüft, ob ihre weitere Speicherung für eine bestehende oder mögliche Geschäftsbeziehung noch erforderlich ist.
 
Personenbezogene Informationen zu verifizierten Landingpage-Aufrufen sowie darauf basierende kampagnenbezogene KI-Auswertungen werden grundsätzlich spätestens 90 Tage nach Abschluss der jeweiligen Kampagne gelöscht oder so anonymisiert, dass eine personenbezogene Zuordnung nicht mehr möglich ist.
 
Dies gilt nicht, wenn zwischenzeitlich eine konkrete Anfrage, Geschäftschance, Vertragsbeziehung oder ein anderer eigenständiger rechtmäßiger Grund für eine weitere Verarbeitung entstanden ist.
 
Daten, die erforderlich sind, um einen Widerspruch gegen Direktwerbung dauerhaft zu berücksichtigen, können in minimalem Umfang länger in einer Sperrliste gespeichert werden, damit eine erneute unerwünschte Kontaktaufnahme verhindert werden kann.

Rechte der Betroffenen

 
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:
 

  • Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
  • Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
  • Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen

 
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich formlos an datenschutz@xpertnova.de wenden.
 
Darüber hinaus haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die xpertnova GmbH ist grundsätzlich der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

 
Wir setzen keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, durch die Entscheidungen getroffen werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.
 
Im Rahmen unserer internen Vertriebsorganisation können automatisierte beziehungsweise KI-gestützte Verfahren eingesetzt werden, um vorhandene geschäftliche Kontakt-, CRM-, Kommunikations- oder Kampagneninformationen zu strukturieren, zusammenzufassen und Vertriebsmitarbeitenden Hinweise zur Priorisierung potenziell relevanter Geschäftskontakte zu geben.
 
Eine solche Verarbeitung kann im Einzelfall als Profiling im Sinne der DSGVO einzuordnen sein. Sie dient ausschließlich der internen Vertriebsunterstützung. Die Entscheidung über eine konkrete Kontaktaufnahme trifft stets ein Mitarbeiter der xpertnova GmbH.

Widerspruchsrecht

 
Widerspruch gegen Datenverarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
 
Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.
 
Richten Sie Ihren Widerspruch formlos an: datenschutz@xpertnova.de

Widerspruch gegen Direktwerbung

 
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für Profiling, soweit dieses mit Direktwerbung in Verbindung steht.
 
Nach Eingang eines entsprechenden Widerspruchs werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Cookie-Richtlinie

 
Unsere Websites verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um die Websites sicher und zuverlässig bereitzustellen und – mit Ihrer Einwilligung – ihre Nutzung sowie die Wirksamkeit bestimmter Inhalte und Kampagnen auszuwerten.
 
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  • Kampagnenanalyse: Auf ausgewählten Kampagnen-Landingpages können – nach Ihrer Einwilligung – pseudonyme Kampagnenkennzeichen und technische Verifikationsverfahren verwendet werden, um Kampagnenaufrufe auszuwerten und automatisierte Zugriffe von verifizierten Browseraufrufen zu unterscheiden.

Google Tag Manager

 
Auf unseren Websites setzen wir Google Tag Manager ein, um Website-Tags und eingebundene Dienste technisch zu verwalten. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
 
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